Método y herramientas propias para administrar consorcios

El riesgo

Cambiar de administrador es el momento más vulnerable de un consorcio. Libros que no aparecen, deudas con proveedores que nadie informó, juicios en trámite, sueldos mal liquidados, claves bancarias en manos de quien se fue. Lo que no se reclama en las primeras semanas, suele perderse.

Lo que hace

Una secuencia de pasos verificables, desde la notificación al administrador saliente hasta la auditoría técnica del edificio, el inventario de libros y documentación, y un Acta de Recepción firmada con reserva de auditoría. Si algo no se entrega, la aplicación marca cuándo corresponde intimar.

• Designación en regla: asamblea, acta firmada y, si hace falta, certificación notarial.
• Altas en el banco, ARCA (clave fiscal como representante legal), AGIP, ART, SUTERH y FATERyH, y en el Registro de Instalaciones de la AGC.
• Reclamo al administrador saliente con plazos: interpelación, carta documento, denuncia ante el RPA y, si hace falta, la vía judicial.
• Auditoría técnica: ascensores, gas, incendio, matafuegos, tableros y puesta a tierra, sala de máquinas, tanques, fachada y residuos.
• Matriz de libros y documentación legal, y estado contable, fiscal y laboral del consorcio.
• Legajos del personal: documentación, recibos y encuadre, F.931, ART y aportes.
• Documentos listos para firmar: notas a ARCA, AGIP y al banco, circular de inicio, carta documento y convocatoria a la asamblea informativa.

El riesgo

Si el trabajador de una empresa contratada sufre un accidente en el edificio y esa empresa no tenía a su personal asegurado, el reclamo puede alcanzar al consorcio. Es una de las contingencias más caras y menos conocidas de la propiedad horizontal.

Lo que hace

Ningún proveedor entra al edificio sin presupuestos comparables, validación fiscal, contrato con cláusulas mínimas y control de ART o seguro con cláusula de no repetición. Dos vistos buenos: uno para contratar y otro para pagar. Si falta un papel, la contratación no avanza.

• Presupuestos comparables con los requisitos de la Ley 941 y la Disposición 856/14.
• Validación fiscal: CUIT activo, impuestos registrados, base APOC de facturas apócrifas y padrón de AGIP.
• Encuadre: presupuesto aprobado o contrato de locación con cláusulas mínimas.
• Personal asegurado: ART o accidentes personales con cláusula de no repetición, nómina y F.931.
• Dos vistos buenos: uno para contratar y otro para pagar. Nunca en efectivo.
• La misma factura no se puede pagar dos veces, aunque se cargue con otro formato de número.
• Si el trabajo se repite mientras sigue en garantía, avisa antes de contratar de nuevo.
• Al registrar el pago, el gasto llega a la liquidación con su factura, junto con las retenciones, el historial de mantenimiento y la lista de proveedores. Una sola carga, sin copiar a mano.

El riesgo

Cuando corresponde retener impuestos a un proveedor y no se hace, la deuda deja de ser del proveedor y pasa a ser del consorcio, con intereses y multas. Es un error silencioso que suele aparecer años después, con otro administrador y otros propietarios.

Lo que hace

Cada pago pasa por una planilla propia que determina, proveedor por proveedor y según los regímenes vigentes, si corresponde retener, cuánto y ante qué organismo. El proveedor recibe su certificado y el consorcio queda cubierto.

• Determina, para cada pago, si corresponde retener Ganancias según el régimen del proveedor.
• Aplica el mínimo no sujeto, la alícuota y la retención mínima vigentes, y acumula los pagos del mes.
• Emite el certificado numerado para el proveedor.
• Cada fila respalda un único pago: no se puede usar dos veces.
• Resumen mensual para presentar ante ARCA.

El riesgo

La mayoría de los conflictos entre vecinos y administración nace de una sola cosa: no saber. No saber en qué se gastó, qué se pagó, qué falta y por qué.

Lo que hace

Cada propietario ve desde el celular, a cualquier hora, su estado de cuenta, la liquidación con el detalle de cada gasto, los comprobantes, los comunicados y la liquidación de sueldos del personal. Sin depender de un llamado ni del horario de oficina.

• Estado de cuenta, liquidación con el modelo único de la Ciudad y comprobante de cada gasto.
• Conciliación bancaria del mes publicada antes del día 10, con cada diferencia explicada.
• Liquidación de sueldos del personal, seguros y vencimientos del edificio.
• Consultas y reclamos por escrito, con fecha y respuesta registradas.
• Asambleas: consulta previa de los temas, presentes, votos y acta.
• Conflictos entre vecinos con seguimiento, mediación y constancia escrita.
• Historial de mantenimiento, con las garantías vigentes de cada trabajo.