Preguntas frecuentes

Es lo más parecido a dirigir una pequeña empresa que nadie eligió que existiera, con obligaciones que se multiplican en varios frentes distintos y simultáneos, mes tras mes.

Con personal en relación de dependencia, debe categorizar según el convenio colectivo, liquidar el sueldo con todos sus componentes, retener y depositar las cargas sociales, y responder ante cualquier inspección o reclamo laboral.

Maneja el dinero del consorcio: controla una cuenta corriente, un fondo de reserva, a veces una caja chica, concilia cada movimiento contra el extracto bancario real, y tiene que poder explicar, en cualquier momento, adónde fue cada peso. Un error acá no es solo un dolor de cabeza contable, es un problema de confianza con decenas de familias que dependen de que ese manejo sea impecable.

Retiene impuestos a los proveedores cuando corresponde, liquida y deposita ante ARCA, y tiene que mantenerse al tanto de normativa que cambia, sin que eso le cueste una sanción ni al consorcio ni a su propia matrícula profesional.

Es responsable del edificio como estructura física: coordina el mantenimiento de ascensores, matafuegos, sistemas de agua, porteros eléctricos; decide cuándo un gasto es una urgencia que no puede esperar presupuesto y cuándo hay que pedir tres cotizaciones antes de mover un peso; y responde, en los hechos, por la seguridad de todos los que viven ahí.

Es un cobrador y, muchas veces, un mediador de conflictos financieros: gestiona morosidad, aplica intereses según el reglamento, y en los casos más difíciles termina representando al consorcio en juicio para cobrar una deuda, o defendiéndolo cuando alguien lo demanda a él.

Es la cara visible ante cualquier reclamo entre vecinos, ante cada consulta, ante cada malentendido, y tiene que resolver eso con la misma seriedad con la que resuelve un balance.

Ningún ítem es opcional, y ninguno espera a que termine el anterior: todos corren en paralelo, todos los meses. Ese es el trabajo real detrás de la palabra "administrador": no gestionar un papel, sino sostener, en simultáneo, la parte laboral, la financiera, la impositiva, la edilicia, la legal y la humana de la vida de un edificio entero.

Paso 1: Juntar a los vecinos y revisar las reglas del edificio

Hay que buscar el Reglamento de Propiedad Horizontal del edificio. Ahí dice con qué porcentaje de votos se puede desvincular al administrador.

Si el reglamento no dice nada especial, la regla del Código Civil exige la Mayoría Absoluta (más del 50% del total del edificio, computado por metros cuadrados/porcentuales y por personas).

Si al administrador se le venció el plazo de su contrato, no hace falta "removerlo" por falta grave: simplemente no se le renueva el mandato.

Paso 2: Convocar a la Asamblea

El administrador no va a querer llamar a una reunión para que lo remuevan. Por eso, la ley les da la herramienta a los vecinos:

• Si hay Consejo de Propietarios: el Consejo puede citar a la Asamblea directamente.
• Si no hay Consejo: un grupo de vecinos que junte más del 5% del edificio puede pedirle por escrito al administrador que llame a asamblea. Si se niega o no responde en unos días, los vecinos pueden auto-convocarse.

Paso 3: Votar, firmar el Acta y notificar

En la reunión se vota el punto del día: "Remoción del Administrador y designación del nuevo". Se vuelcan los votos en el Libro de Actas. Se le envía un Telegrama o Carta Documento al administrador avisándole que fue removido y dándole un plazo de 10 días hábiles para que entregue toda la documentación del edificio (libros, dinero, claves de ARCA, facturas, etc.) y haga la rendición de cuentas final.

Riesgos si se hace mal

Para evitar que el administrador saliente impugne la reunión en la justicia, hay que evitar estos errores comunes:

• Notificar mal la reunión: si no se avisa a todos los propietarios de forma fehaciente, el administrador removido puede pedir la nulidad de la asamblea.
• No juntar las mayorías: votar la remoción con menos votos de los que pide el Reglamento o la Ley.
• No hacer la convocatoria formal: una "reunión de pasillo" sin Libro de Actas ni firmas.

Jurisprudencia

Este criterio es unánime en los tribunales de CABA y de la Nación:

"El administrador es un simple mandatario (un representante) del consorcio. La relación se basa en la confianza. Si los propietarios pierden la confianza, pueden revocar el mandato en cualquier momento sin necesidad de probar un delito o una falta grave, bastando la decisión mayoritaria de la asamblea" (Cámara Nacional de Apelaciones en lo Civil, Sala H).

Requiere el Reglamento de Propiedad Horizontal, el Reglamento Interno si existiese, los planos aprobados de mensura y subdivisión, la constancia de CUIT del consorcio, el Libro de Actas de Asamblea, el Libro de Registro de Propietarios y las escrituras o títulos de propiedad de las partes comunes.

Necesita el Libro de Caja y Administración, las claves fiscales ante ARCA y AGIP, el saldo actualizado y la nómina de firmas autorizadas de las cuentas bancarias del consorcio, la última liquidación de expensas enviada con sus comprobantes de respaldo, el listado detallado de propietarios morosos con el cálculo de sus intereses, las facturas pendientes de pago a proveedores y la totalidad de los fondos de reserva o caja chica existentes.

Es indispensable contar con los legajos completos de los empleados del consorcio, las copias de las altas tramitadas ante ARCA, las pólizas vigentes de la Aseguradora de Riesgos del Trabajo, el Libro de Sueldos y Jornales habilitado, el Libro de Órdenes del Encargado firmado, las declaraciones juradas del Formulario 931 de ARCA y los comprobantes de pago de aportes y contribuciones al SUTERH, FATERYH y la Caja de Protección a la Familia.

Debe recibir las pólizas de seguro de incendio, responsabilidad civil y vida obligatorio; los libros y constancias de conservación periódica de ascensores; los registros de mantenimiento de instalaciones fijas contra incendio; los certificados de limpieza e higienización de tanques de agua junto al análisis bacteriológico y físico-químico; los informes de inspección de gas; el certificado de conservación de fachadas; y las certificaciones eléctricas vigentes. La omisión o falta de recepción de estos elementos expone al consorcio a multas administrativas por parte de la AGC y a graves responsabilidades civiles.

Cada gasto del mes se carga con su comprobante, proveedor, CUIT y monto, clasificado en Fondo Ordinario o Extraordinario. Se calcula el prorrateo de cada unidad según su coeficiente, incluyendo los casos particulares, los sueldos del personal liquidados según el convenio vigente, los intereses por mora, y el aporte al Fondo de Reserva.

Una vez cerrado el mes, cada propietario puede descargar en cualquier momento su liquidación individual, un documento con el modelo único que exige el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, con su deuda, su vencimiento y acceso por código QR a la documentación respaldatoria. Los pagos se informan con comprobante adjunto y quedan reflejados automáticamente en la contabilidad del consorcio.

Cada proveedor queda registrado con sus datos fiscales, y cada factura o reparación se archiva con su comprobante propio. Esto permite que, si hay que reclamar una garantía o resolver una discrepancia, se pueda rastrear exactamente qué se pagó, a quién, cuándo y por qué. Las pólizas de seguro se llevan aparte, con su vencimiento. Y si el consorcio actúa como agente de retención de impuestos frente a ARCA, eso también queda documentado y visible para los propietarios, como parte de la transparencia con la que se maneja cada peso.

Cada propietario tiene acceso a su propia cuenta, donde ve únicamente lo que le corresponde: su situación, su deuda, su historial. Desde ahí puede consultar la documentación del consorcio (reglamentos, manual de buenas prácticas), informar sus pagos, y hacer reclamos o consultas directamente, sin depender de un llamado o un mail que se pueda perder.

La administración, por su parte, tiene un compromiso público y explícito con los propietarios: mantener los fondos separados, pedir presupuesto antes de contratar, publicar cada comprobante, responder rápido, informar el estado de deudas y juicios, y convocar a asamblea cuando corresponda, todo a la vista de cualquiera que lo quiera consultar.

Sí, brindamos servicios de administración de consorcios en toda la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.